Tietosuojaseloste
1 Tausta
Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme miten keräämme, käsittelemme ja jaamme säilyttämiämme henkilötietoja. Henkilötiedoilla tarkoitetaan mitä tahansa tietoja, joita voidaan käyttää yksilön tunnistamiseen. Henkilötietojesi käsittelyn osalta rekisterinpitäjänä toimii Biila Solutions Oy (2205993-5) ellei toisin todeta.
Meille on tärkeää, että tunnet olosi turvalliseksi sen suhteen, miten käsittelemme henkilötietojasi. Teemme toimenpiteitä varmistaaksemme, että henkilötietosi ovat suojassa ja henkilötietojesi käsittely suoritetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön sekä sisäisten prosessiemme ja käytäntöjemme mukaisesti.
2 Mistä keräämme henkilötietojasi?
Voimme kerätä henkilötietojasi seuraavilla tavoilla:
-
Henkilötiedot, jotka annat meille esimerkiksi asiakassuhteesi tai toimeksiantosuhteesi yhteydessä, täyttämällä lomakkeita verkkosivuillamme, ottamalla meihin yhteyttä puhelimitse, sähköpostitse tai verkkosivujemme kautta.
-
Henkilötiedot, jotka keräämme tai luomme automaattisesti vieraillessasi verkkosivustollamme. Keräämme automaattisesti tiettyjä tietoja sinusta ja vierailustasi, kuten IP-osoitteesi.
-
Henkilötiedot, jotka keräämme muista lähteistä suorittaessamme taustatarkastuksia.
3 Milloin ja miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Käsittelemme henkilötietojasi seuraavia tarkoituksia varten:
3.1 Asiakkaat
Asiakkuuden hallinnointi ja palveluiden tuottaminen
Käsittelemme henkilötietojasi asiakkuuden hallinnoimiseksi, kuten asiakkuuteen perustuvien palveluiden tarjoamiseksi ja laskutusta varten.
| Henkilötietoryhmät | Oikeusperuste |
|---|---|
|
• Tunnistetiedot • Yhteystiedot • Osoitetiedot • Auton rekisteritunnus • Ammatilliset tiedot • Laskutustiedot |
Kuluttajien osalta käsittelyn oikeusperusta on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (sopimus) ja yritysasiakkaiden osalta GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme hallinnoida asiakkuuksia ja tarjota palveluitamme asiakkaillemme. |
| Säilytysaika: Henkilötietojasi säilytetään asiakassuhteesi ajan ja 2 vuotta asiakassuhteen päätyttyä. | |
| Vastaanottajat: Palveluntarjoajat, konserniyhtiöt ja muut vastaanottajat kohdan 4 mukaisesti. | |
Asiakasviestintä
Verkkosivustollamme on asiakasviestintää varten yhteydenottolomake, johon keräämme henkilötietojasi, kun lähetät lomakkeen. Lisäksi asiakasviestintä on mahdollista sähköpostitse ja puhelimitse, jolloin myös keräämme henkilötietojasi.
| Henkilötietoryhmät | Oikeusperuste |
|---|---|
|
• Tunnistetiedot • Yhteystiedot • Viestintää koskevat tiedot | Käsittelyn oikeusperusta on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Käsittely on välttämätöntä, asiakasviestinnän käsittelemiseksi. |
| Säilytysaika: Henkilötietojasi säilytetään asiakassuhteesi ajan ja 2 vuotta asiakassuhteen päätyttyä. | |
| Vastaanottajat: Palveluntarjoajat, konserniyhtiöt ja muut vastaanottajat kohdan 4 mukaisesti. | |
Uutiskirje ja markkinointi
Jos olet tilannut uutiskirjeemme, käsittelemme seuraavia henkilötietoja lähettääksemme sinulle
uutiskirjeemme ja mainostaaksemme palveluitamme.
| Henkilötietoryhmät | Oikeusperuste |
|---|---|
| • Tunnistetiedot • Sähköpostiosoite | Käsittelyn oikeusperusta on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta, (suostumus). Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme lähettää uutiskirjeen uutiskirjeemme tilaajille.. |
| Säilytysaika: Henkilötietojasi käsitellään niin kauan kuin olet uutiskirjeemme tilaaja. Huomaa, että sinulla on mahdollisuus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn markkinointitarkoituksiimme milloin tahansa. | |
| Vastaanottajat: Palveluntarjoajat ja konserniyhtiöt kohdan 4 mukaisesti. | |
3.2 Freelance-kuljettajat
Toimeksiantosuhteen hallinnointi
Käsittelemme henkilötietojasi toimeksiantosuhteen hallinnoimiseksi, kun olet toimeksiantosuhteessa freelance-kuljettajana meihin.
| Henkilötietoryhmät | Oikeusperuste |
|---|---|
| • Tunnistetiedot • Yhteystiedot • Ajokorttitiedot • Henkilötunnus • Luottotiedot • Maksutiedot | Käsittelyn oikeusperusta on GDPR: 6 artiklan 1 kohdan b alakohta (sopimus). Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme solmia toimeksiantosuhteen kanssasi, hallinnoida sitä ja tarjota sinulle toimeksiantoja. |
| Säilytysaika: Henkilötietojasi säilytetään toimeksiantosuhteesi ajan ja 2 vuotta toimeksiantosuhteen päätyttyä. | |
| Vastaanottajat: Palveluntarjoajat, konserniyhtiöt ja muut vastaanottajat kohdan 4 mukaisesti. | |
3.3 Verkkosivuston vierailijat ja potentiaaliset asiakkaat
Uutiskirje ja markkinointi
Jos olet tilannut uutiskirjeemme, käsittelemme seuraavia henkilötietoja lähettääksemme sinulle
uutiskirjeemme ja mainostaaksemme palveluitamme.
| Henkilötietoryhmät | Oikeusperuste |
|---|---|
| • Tunnistetiedot • Sähköpostiosoite |
Käsittelyn oikeusperusta on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta, (suostumus). Käsittely on välttämätöntä, jotta voimme lähettää uutiskirjeen uutiskirjeemme tilaajille. |
| Säilytysaika: Henkilötietojasi käsitellään niin kauan kuin olet uutiskirjeemme tilaaja. Huomaa, että sinulla on mahdollisuus peruuttaa suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn markkinointitarkoituksiimme milloin tahansa. | |
| Vastaanottajat: Palveluntarjoajat ja konserniyhtiöt kohdan 4 mukaisesti. | |
Viestintä
Verkkosivustollamme on viestintää varten yhteydenottolomake, johon keräämme henkilötietojasi, kun lähetät lomakkeen. Lisäksi viestintä on mahdollista sähköpostitse ja puhelimitse, jolloin myös keräämme henkilötietojasi.
| Henkilötietoryhmät | Oikeusperuste |
|---|---|
| • Tunnistetiedot • Yhteystiedot • Viestintää koskevat tiedot |
Käsittelyn oikeusperusta on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Käsittely on välttämätöntä, asiakasviestinnän käsittelemiseksi. |
| Säilytysaika: Henkilötietojasi käsitellään niin kauan kuin se on tarpeellista viestinnän käsittelyä varten, jonka jälkeen ne poistetaan 1 vuoden kuluessa. | |
| Vastaanottajat: Palveluntarjoajat ja konserniyhtiöt kohdan 4 mukaisesti. | |
3.4 Lakisääteiset velvoitteet ja oikeudelliset vaateet
Lakisääteisten velvoitteidemme täyttäminen
Käsittelemme henkilötietojasi täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme, kuten liittyen
kirjanpitovelvoitteisiimme.
| Henkilötietoryhmät | Oikeusperuste |
|---|---|
| • Kaikki tarpeelliset henkilötiedot käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. | Käsittelyn oikeusperusta on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (lakisääteinen velvoite). Käsittely on välttämätöntä lakisääteisen velvoitteemme täyttämiseksi. |
| Säilytysaika: Henkilötietojasi käsitellään niin kauan kuin se on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään, kuten kirjanpitolain mukaisten säilytysaikojen ajan. | |
| Vastaanottajat: Muut vastaanottajat kohdan 4 mukaisesti. | |
Oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen
Käsittelemme henkilötietojasi tarpeen mukaan oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.
| Henkilötietoryhmät | Oikeusperuste |
|---|---|
| • Kaikki tarpeelliset henkilötiedot käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. | Käsittelyn oikeusperusta on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta (rekisterinpitäjän oikeutettu etu). Käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi. |
| Säilytysaika: Henkilötietojasi käsitellään niin kauan kuin se on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään. | |
| Vastaanottajat: Muut vastaanottajat kohdan 4 mukaisesti. | |
3.5 Evästeet
Käytämme Verkkosivuillamme evästetiedostoja ja muita vastaavia teknologioita (”evästeet”). Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteellesi keräämään ja tallentamaan hyödyllisiä tietoja, toimittamaan merkityksellistä sisältöä, varmistamaan verkkosivujen toimivuus ja tarjoamaan tietoa verkkosivujen käytöstä.
Verkkosivustomme tarvitsevat välttämättömiä evästeitä, jotta voimme tarjota verkkosivustomme ja tallentaa verkkosivustollamme tehtyjä pyyntöjäsi ja asetuksia. Tällaiset evästeet ovat välttämättömiä verkkosivuston ja sen toimintojen tarjoamiseksi sinulle. Näitä voivat olla esimerkiksi kieli- tai aluevalinta ja muut näyttöasetukset.
Välttämättömien evästeiden lisäksi käytämme muita evästeitä:
Analytiikka
Käsittelemme henkilötietojasi analysoidaksemme verkkosivustomme käyttöä ja sisältöä.
| Henkilötietoryhmät | Oikeusperuste |
|---|---|
| • Verkkosivuston käytöstä syntyvät tiedot, kuten IP-osoite | Käsittelyn oikeusperusta on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta, suostumuksesi. Käsittely on tarpeen verkkosivustojemme käytön analysoimiseksi ja markkinoinnin kehittämiseksi. |
| Säilytysaika: Analytiikkatietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään. | |
Markkinointi
Käsittelemme henkilötietojasi kehittääksemme markkinointiamme ja näyttääksemme sinulle sopivia ja
kiinnostavia mainoksia.
| Henkilötietoryhmät | Oikeusperuste |
|---|---|
| • Verkkosivuston käytöstä syntyvät tiedot, kuten IP-osoite | Käsittelyn oikeusperusta on GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta, suostumuksesi. Käsittely on tarpeen verkkosivustojemme käytön analysoimiseksi ja markkinoinnin kehittämiseksi. |
| Säilytysaika: Markkinointietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään. | |
4 Vastaanottajat, joille jaamme henkilötietojasi
Jaamme henkilötietojasi muiden kanssa, kun tämä on välttämätöntä. Vastaanottaja on henkilötietojesi käsittelyn osalta rekisterinpitäjä, ellei toisin ole todettu.
Jaamme henkilötietojasi seuraavien vastaanottajien kanssa:
Palveluntarjoajat
Voidaksemme täyttää henkilötietojesi käsittelyn tarkoitukset, jaamme henkilötietoja palveluksessamme olevien palveluntarjoajien kanssa. Palveluntarjoajat tarjoavat meille IT-palveluita kuten IT-järjestelmien käyttöä, ylläpitoa ja teknistä tukea. Palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietojasi ainoastaan näitä tarkoituksia varten ja vain ohjeidemme mukaisesti, ei omia tarkoituksiaan varten.
Olemme rekisterinpitäjä sen käsittelyn osalta, jota palveluntarjoajat suorittavat puolestamme ja lukuumme.
Konserniyhtiöt
Tietyissä tilanteissa jaamme henkilötietojasi muiden konserniyhtiöidemme kanssa.
| Vastaanottaja | Tarkoitus | Siirron oikeusperuste |
|---|---|---|
| Biila-konserniin kuuluvat muut yhtiöt | Voimme jakaa tarpeellisia henkilötietoja muiden Biila-konserniin kuuluvien yhtiöiden kanssa sisäiseen hallintoon ja liiketoimintasuhteisiin liittyviä tarkoituksia varten. | Oikeutettu etu – Käsittely on tarpeen konsernin sisäisen hallinnoinnin sekä liiketoiminnan arviointiin ja kehittämiseen liittyvien tarkoitusten toteuttamiseksi. |
Muut vastaanottajat
Tietyissä tilanteissa jaamme tarpeen mukaan henkilötietojasi myös muille vastaanottajille tiettyjä tarkoituksia varten (esim. täyttääksemme lakisääteiset vaatimukset ja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi). Tällaisia muita vastaanottajia ovat esimerkiksi ulkopuoliset neuvonantajat, viranomaiset, tuomioistuimet ja yhtiön potentiaaliset ostajat tai myyjät. Lisäksi tietyissä tilanteissa jaamme henkilötietojasi yhteistyökumppaneillemme alla olevan mukaisesti.
| Vastaanottaja | Tarkoitus | Siirron oikeusperuste |
|---|---|---|
| Ulkopuoliset neuvonantajat | Voimme luovuttaa henkilötietoja tarvittaessa ulkopuolisille neuvonantajille kuten auditoijille, tilintarkastajille tai oikeudellisille neuvonantajille. | Lakisääteinen velvoite ja oikeutettu etu – Käsittely on välttämätöntä täyttääksemme lakisääteiset velvoitteemme tai vaihtoehtoisesti täyttääksemme oikeutetun etumme hallita ja puolustaa oikeudellisia vaatimuksia. |
| Yhteistyökumppanit | Alustamme mahdollistaa autojen huollon varaamisen yhteistyökumppaneiltamme ja tällöin luovutamme henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme varatun palvelun toteuttamiseksi. | Oikeutettu etu – Käsittely on välttämätöntä täyttääksemme oikeutetun etumme. |
5 Missä käsittelemme henkilötietojasi?
Pyrimme aina säilyttämään ja käsittelemään henkilötietoja EU:ssa/ETA:lla. Jotkut palveluntarjoajistamme sijaitsevat kuitenkin EU/ETA:n ulkopuolella ja tällöin henkilötietoja käsitellään EU/ETA:n ulkopuolella. Henkilötietojen suojan takaamiseksi varmistamme asianmukaisten suojatoimien käytön niiden palveluntarjoajien suhteen, jotka käsittelevät henkilötietojasi EU/ETA:n ulkopuolella esimerkiksi solmimalla tiedonsiirtosopimukset (jotka sisältävät EU:n komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet). Jos sinulla herää kysymyksiä siitä, mihin maihin henkilötietojasi siirretään ja mitkä ovat siirtoon sovellettavat suojatoimet tai haluat kopion suojatoimista ja tiedoista, mikäli nämä ovat saatavilla, otathan yhteyttä meihin sähköpostitse: asiakaspalvelu@biila.io.
6 Henkilötietojen suojaamisen yleiset periaatteet
Toteutamme tarkoituksenmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.
7 Oikeutesi
Sinulla on tietosuojalainsäädännön nojalla tiettyjä oikeuksia henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Käsittelemme henkilötietojasi tarvittavassa laajuudessa täyttääksemme oikeutesi. Lähetäthän oikeuksiesi käyttämistä koskevat pyynnöt meille sähköpostitse osoitteeseen asiakaspalvelu@biila.io.
Sinulla on oikeus:
Saada pääsy henkilötietoihisi
Sinulla on oikeus pyytää vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi ja jos käsittelemme, saada pääsy käsittelemiimme henkilötietoihisi ja lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä. Voit pyytää kopioin henkilötiedoistasi ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse asiakaspalvelu@biila.io. Annamme sinulle kopion, ellei meillä ole laillisia syitä olla jakamatta kyseisiä tietoja tai ellei tietojen jakaminen vaikuttaisi haitallisesti toisten oikeuksiin ja vapauksiin.
Päivittää henkilötietojasi
Lisäksi sinulla on oikeus pyytää, että väärät tai puutteelliset henkilötietosi korjataan tai täydennetään.
Peruuttaa suostumuksesi
Mikäli henkilötietojesi käsittelyperusteena on suostumuksesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi. Jos henkilötietojesi käsittelylle ei ole muuta oikeusperustetta, sinulla on oikeus saada kyseiset henkilötiedot poistettua alla olevan oikeuden mukaisesti.
Vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
Sinulla on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa oikeutettuun etuumme perustuvaa henkilötietojesi käsittelyä. Tällöin lopetamme henkilötietojesi käsittelyn siltä osin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuumme ellemme voi osoittaa, että oikeutettu etumme syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai, että henkilötietojesi käyttö on välttämätöntä oikeusvaateen laatimiseksi, puolustamiseksi tai esittämiseksi. Jos vastustat henkilötietojesi käsittelyä, sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista sen ajaksi, kun käsittelemme vastustamiseen liittyvää pyyntöäsi. Jos henkilötietojen käsittelyn vastustamisen seurauksena meillä ei ole enää oikeutta käsitellä henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada henkilötietosi poistettua alla olevan mukaisesti.
Poistaa henkilötietosi
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista, kun:
• henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
• peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
• vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinoinnin tarkoituksiin tai käytät vastustamisoikeuttasi muutoin, eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
• henkilötietojasi on käsitelty lainvastaisesti;
• henkilötiedot on poistettava EU:n oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan meihin
sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi; ja
• henkilötiedot on kerätty tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä.
Emme kuitenkaan voi poistaa henkilötietojasi, jos meidän on säilytettävä tiedot sananvapautta ja
tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi, soveltuvaan lainsäädäntöön perustuen tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista seuraavissa tilanteissa:
• olet kiistänyt henkilötietojen paikkansapitävyyden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa niiden paikkansapitävyyden;
• käsittely on lainvastaista, mutta vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan käsittelyn rajoittamista;
• emme tarvitse enää kyseisiä henkilötietoja käsittelytarkoituksiin, mutta tarvitset henkilötietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;
• vastustat henkilötietojen käsittelyä muuhun kuin suoramarkkinointitarkoitukseen, ja odotamme sen todentamista, syrjäyttävätkö meidän etumme sinun etusi.
Jos henkilötietojesi käsittelyä on rajoitettu, voimme säilyttämisen lisäksi käsitellä henkilötietojasi vain suostumuksellasi, oikeusvaateiden laatimiseksi, puolustamiseksi tai esittämiseksi tai muiden oikeuksien puolustamiseksi.
Siirtää henkilötietosi (oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen)
Sinulla on oikeus pyytää kopio säilyttämistämme henkilötiedoistasi kootussa, yleisesti käytössä olevassa ja koneellisesti luettavassa muodossa (tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen). Toisin kuin oikeus saada pääsy tietoihin, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen koostuu ainoastaan niistä henkilötiedoista, jotka olet itse antanut ja joita käsitellään tiettyjen oikeusperusteiden, kuten suostumuksesi, nojalla.
Oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle
Sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos koet ettemme ole noudattanut soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä tai jos et ole tyytyväinen vastaukseemme oltuasi yhteydessä meihin.
Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
8 Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta
Voimme aika ajoin päivittää tässä tietosuojaselosteessa olevia tietoja esim. jos käsittelemme henkilötietoja uusia tarkoituksia varten, keräämme uusiin henkilötietoryhmiin sisältyviä henkilötietoja tai jaamme henkilötietoja toisten vastaanottajien kanssa. Tässä tapauksessa ilmoitamme sinulle asianmukaisella tavalla. Viimeisin versio tietosuojaselosteesta on aina saatavilla tällä sivustolla.
9 Ota yhteyttä
Otathan meihin yhteyttä, mikäli sinulla on kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen. Yhteystietomme löydät alta. Mikäli et ole vastaukseemme tyytyväinen, voit tehdä valituksen asiaankuuluvalle valvontaviranomaiselle.
Biila Solutions Oy
2205993-5
Karhumäenkuja 2, 001530 Vantaa
Sähköposti: asiakaspalvelu@biila.io
